أخطاء شائعة في الكتابة التجارية

أغلب الكتابة التجارية الضعيفة ليست خاطئة، بل غير واضحة. وهذه العادات الشائعة يسهل إصلاحها.

دفن الفكرة الرئيسة

ينبغي أن يجد القارئ الرسالة الأساسية في الأسطر الأولى. اذكر ما تريده أو ما توصلت إليه أولًا ثم اشرح.

الكتابة لنفسك لا للقارئ

قد لا تعني المصطلحات والاختصارات الداخلية شيئًا لمن هو خارج المؤسسة. استخدم مفردات القارئ.

الجمل والفقرات الطويلة جدًا

إذا احتاجت الجملة إلى قراءتين فقسّمها. وقاعدة جيدة: فكرة واحدة في كل فقرة.

الصياغة الغامضة

عبارات مثل «في أقرب وقت» أو «تحسينات متنوعة» تترك القارئ يخمّن. اذكر التواريخ والأسماء والتفاصيل.

عدم اتساق المصطلحات والأسلوب

تسمية الشيء الواحد بثلاثة أسماء تربك القارئ. اختر مصطلحًا واحدًا والتزم به، وكذلك إملاءً وشكلًا واحدًا.

النبرة غير المناسبة

قد تكون الرسالة صحيحة ومع ذلك تبدو حادّة أو متكلّفة. اضبط درجة الرسمية بحسب العلاقة، وفي العربية بحسب أعراف المراسلات الرسمية.

إهمال التدقيق

توحي الأخطاء الصغيرة بالإهمال. اقرأ ببطء أو بصوت مرتفع أو اطلب من غيرك المراجعة.

نسيان الخطوة التالية

اذكر ما تتوقع من القارئ أن يفعله ومتى.

الكتابة التجارية الجيدة بسيطة ودقيقة وتراعي وقت القارئ.